Tietosuojailmoitus: Valokuva, video, ja muu audiovisuaalinen aineistorekisteri viestintätarkoitukseen
Tietosuojailmoitus: Valokuva, video, ja muu audiovisuaalinen aineistorekisteri viestintätarkoitukseen (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Valokuvia, -videoita, tai muuta opetukseen, markkinointiin ja viestintään tarkoitettua audiovisuaalista materiaalia käytetään kaikkeen Hämeen ammattikorkeakoulu Oy:n ja Hämeen ammatti-instituutti Oy:n markkinointiin ja ulkoiseen ja sisäiseen viestintään.
Aineistoa säilytetään Hämeen ammattikorkeakoulu Oy:ssä sähköisessä muodossa ja se jaetaan henkilökunnan ja opiskelijoiden käyttöön sähköisissä kanavissa. Aineistoa jaetaan kolmansien osapuolten tarjoamiin palveluihin, kuten sosiaaliseen mediaan tai yhteistyökumppaneille, jotka käyttävät ainestoa Hämeen ammattikorkeakoulu Oy:n tai Hämeen ammatti-instituutti Oy:n markkinointiin ja viestintään omissa kanavissaan.
Kuvausluvista syntyvä henkilörekisteri säilytetään paperisena kuvauksen vastuuhenkilön toimesta, paikassa johon on rajattu kulkuoikeus. Skannattuja kopiota kuvausluvista säilytetään sähköisesti kunkin kuvaustilanteen materiaaliarkistossa, jonne on rajattu pääsy.
Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste, joita ovat:
- Suostumus – henkilöt ovat suostuneet esiintymään Hämeen ammattikorkeakoulu Oy:n tai Hämeen ammatti-instituutti Oy:n valokuva-, video, tai muussa audiovisuaalisissa aineistoissa
Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Markkinointikuvat, -videot ja muu aineisto | Säilytetään pysyvästi |
| Aineistossa esiintyvien kuvausluvat: -Nimi, allekirjoitus, koulutus, kuvaustilanne sekä paikka ja aika | Säilytetään pysyvästi |
Rekisteröidyt
Henkilöt, jotka ovat antaneet suostumuksensa esiintyä Hämeen ammattikorkeakoulu Oy:n tai Hämeen ammatti-instituutin markkinointivalokuvissa, -videoissa, tai muussa markkinointiin tai viestintään tarkoitetussa audiovisuaalisessa materiaalissa. Suostumus on todennettu kirjallisesti allekirjoittamalla Hämeen ammattikorkeakoulu Oy:n kuvaus- ja julkaisulupa.
Rekisterin tietolähteet
Markkinointikuvissa, -videoilla tai muussa aineistossa esiintyvät henkilöt, jotka ovat antaneet kirjallisen (tai muuten todennettavan) suostumuksen aineistossa esiintymiseen.
Henkilötietojen vastaanottajat
Markkinointikuvia, -videoita ja muuta aineistoa voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, kun käyttötarkoituksena on Hämeen ammattikorkeakoulun markkinointi tai viestintä kolmannen osapuolen tarjoamassa kanavassa tai palvelussa. Kuvia, -videoita ja muuta aineistoa voidaan tällöin luovuttaa myös EU ja ETA –alueen ulkopuolelle.
Markkinointikuvissa, -videoissa ja muussa aineistossa esiintyvien henkilöiden kuvauslupia ei luovuteta kolmansille osapuolille, eikä EU ja ETA- alueen ulkopuolelle.
HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Markkinointikuvissa, -videoissa ja muussa aineistossa esiintyvät henkilöt todentavat suostumuksensa allekirjoittamalla kuvaustapahtuman kuvausluvan. Nämä kuvausluvat tallennetaan paperisena ja niitä säilytetään kuvaustilanteesta vastaavan henkilön toimipisteessä lukitussa tilassa.
ATK:lla käsitettävät tiedot
Markkinointikuvissa, -videoissa ja muussa aineistossa esiintyvien henkilöiden paperiset kuvausluvat skannataan ja niitä säilytetään sähköisesti samassa sijainnissa alkuperäisten valokuva-, video-, tai muun aineiston kanssa. Sähköisesti tallennettujen kuvauslupien käsittely on rajattua ja tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät henkilöt, joilla on työnsä puolesta niihin oikeutus.
Valokuva- ja videomateriaali jaetaan sähköisesti henkilökunnan ja opiskelijoiden käytettäväksi Hämeen ammattikorkeakoulu Oy:n valitsemia, tietoturvallisia sähköisiä kanavia pitkin.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Markkinointikuvia, -videoita ja muuta aineistoa voidaan siirtää EU ja ETA –alueen ulkopuolelle.
Markkinointikuvissa, -videoissa ja muussa aineistossa esiintyvien henkilöiden kuvauslupia ei siirretä EU ja ETA- alueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
- Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
- Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
- Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):
- Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
- Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
- Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)
Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna
Sähköpostiosoite: [email protected]. Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Rekisterinpitäjä
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna
Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: [email protected]
Rekisterin yhteyshenkilö
Emmi Naukkarinen
Markkinointisuunnittelija
Liiketalouden, muotoilun ja tekniikan yksikkö
Tietosuojavastaava
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava
PL 230
13101 Hämeenlinna