Tietosuojailmoitus: Opiskelijaksi hakevan henkilötietojen käsittely, HAMK
Tietosuojailmoitus: Opiskelijaksi hakevan henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Hakijarekisterissä käsitellään hakijoiden henkilötietoja, että voidaan varmistaa valintaperusteiden mukainen valintaprosessi. Henkilötietojen käsittelyllä varmistetaan hakijoiden oikeusturva ja korkeakoulun viranomaistiedonkeruun toteutuminen.
Korkeakoulu käsittelee hakijan henkilötietoja, että pystyy toteuttamaan ammattikorkeakoululle määriteltyjä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyllä varmistetaan hakijoita tasapuolisesti kohteleva valintaprosessi.
Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perusteena on yleinen etu. Pääasiallisina säädöksinä ovat Ammattikorkeakoululaki 932/2014, Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014 ja Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017.
Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
Opintopolun kautta hakeneet
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Hakijatiedot | säilytetään pysyvästi |
| – etunimi, sukunimi | säilytetään pysyvästi |
| – henkilötunnus/syntymäaika | säilytetään pysyvästi |
| – oppijan kansallinen tunniste (OID) | säilytetään pysyvästi |
| Yhteystiedot | säilytetään pysyvästi |
| Tietojen luovutusluvat | säilytetään pysyvästi |
| Koulutustausta | säilytetään pysyvästi |
| Työkokemus | säilytetään pysyvästi |
| Hakukohteet | säilytetään pysyvästi |
| Valintakoepisteet | säilytetään pysyvästi |
| Valintakoevastaukset | 1 v |
| Erityisjärjestelydokumentit | 2 kk (oikaisupyynnön käsittelyaika) |
| Opiskelupaikan vastaanottotieto | säilytetään pysyvästi |
| Ilmoittautumistieto | säilytetään pysyvästi |
Avoimeen ammattikorkeakouluun ilmoittautuneet, vaihto-opiskelijaksi hakeneet, erikoistumiskoulutuksiin hakeneet (haku ei Opintopolussa)
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Hakijatiedot | 2v, Avoin amk 2kk |
| – etunimi, sukunimi | 2v, Avoin amk 2kk |
| – henkilötunnus/syntymäaika | 2v, Avoin amk 2kk |
| Yhteystiedot | 2v, Avoin amk 2kk |
| Tietojen luovutusluvat | 2v, Avoin amk 2kk |
| Koulutustausta | 2v, Avoin amk 2kk |
| Työkokemus (ei avoin amk) | 2v |
| Maksu- ja laskutustiedot | 2v, Avoin amk 2kk |
| Hakemuksen liitteet (sisältäen videot) | 2v |
Vaihto-opiskelijaksi hakeneet
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Hakijatiedot | säilytetään pysyvästi |
| – etunimi, sukunimi | säilytetään pysyvästi |
| – syntymäaika | säilytetään pysyvästi |
| – passin numero | säilytetään pysyvästi |
| Yhteystiedot | säilytetään pysyvästi |
| Vaihtojakson tiedot (vaihtotyyppi, vaihtojakson pituus) | säilytetään pysyvästi |
| Hakemuksen liitteet (Learning Agreement, Transcript of Records) | säilytetään pysyvästi |
1 Ks. Opintopolun tietosuojaseloste (www.opintopolku.fi)
2 Säilytysaika perustuu oikaisupyynnön käsittelyaikaan.
Rekisteröidyt
Rekisterissä ovat HAMKiin opiskelijaksi hakeneet tai ilmoittautuneet.
Rekisterin tietolähteet
Ylioppilastutkintolautakunnalta saadaan ylioppilastutkintojen arvosanatiedot.
Vaihto-opiskelijaksi hakeneiden osalta henkilö itse.
Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja luovutetaan hakijarekisteristä (Opintopolusta1)
- Opiskelijaksi valitut: OILI, opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen -palvelu (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC)
Hakijarekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.
Vaihto-opiskelijaksi hakeneiden tietoja luovutetaan liikkuvuusjärjestelmästä OKM:n/OPH:n AMK KOTA-tiedonkeruuseen.
HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.
1 Ks. Opintopolun tietosuojaseloste (www.opintopolku.fi)
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Aineistoja säilytetään lukitussa tilassa.
ATK:lla käsitettävät tiedot
Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään tai suojatulle verkkolevylle. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmään. Järjestelmän tai verkkolevyn tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
- Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
- Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
- Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):
- Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
- Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
- Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)
Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna
Sähköpostiosoite: [email protected]. Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Rekisterinpitäjä
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna
Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: [email protected]
Rekisterin yhteyshenkilö
Tietosuojailmoitus: Opiskelijaksi hakevan henkilötietojen käsittely, HAMK
Tietosuojavastaava
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava
PL 230
13101 Hämeenlinna