Hallinnon palveluiden saavutettavuus

Saavutettavuussuunnitelma

Tässä suunnitelmassa kuvaamme, miten hallintopalvelut tuotetaan HAMKissa saavutettavasti.

Saavutettavuus on ihmisten erilaisuuden ja moninaisuuden huomiointia verkkopalvelujen suunnittelussa ja toteutuksessa. Hallinnon palveluiden osalta saavutettavuudella tarkoitetaan sitä, että verkko- ja muiden palveluiden käyttäminen olisi helppoa mahdollisimman monille eri tavoin tietoa vastaanottaville, omaksuville ja jäsentäville käyttäjille. 

Hallintopalvelut

Hallintopalveluihin kuuluu kirjaamotoiminta. Kirjaamo vastaanottaa ja käsittelee viralliset sähköpostit ja viralliset asiakirjat. Asioiden käsittely tapahtuu asianhallintajärjestelmässä. Kirjaamosta lähtevät asiakirjat tuotetaan ja lähetetään sähköisesti tai postitse. Lähtevien asiakirjojen asiakirjapohjat ovat saavutettavia.  

Kirjaamo vastaanottaa myös tietopyynnöt, joihin vastataan saavutettavasti. Kaikki hallintopalveluiden sähköpostiviestintä tuotetaan saavutettavasti. 

Hallintopalvelut tuottaa HAMK-konsernin toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat. Esityslista- ja pöytäkirjapohjat ovat saavutettavia. Hallintopalvelut vastaa myös toimenhaltijoiden päätösten päätöspohjien saavutettavuudesta. Julkaistavien esityslistojen, pöytäkirjojen ja päätösten saavutettavuus on varmistettu. 

Vastuut

Kaikki hallintopalveluiden työntekijät ymmärtävät, mitä saavutettavuus on ja pyrkivät toiminnassaan ottamaan huomioon saavutettavuuden. Kaikki hallintopalveluiden henkilöt käyvät saavutettavan asiankirjan tuottamisen koulutuksen. Kaikessa hallintopalveluiden suunnittelussa otetaan huomioon saavutettavuus. 

Tavoitteet vuodelle 2024-2025

Talouden palvelut, hankinnat ja hankepalvelut

Talouspalveluiden ohjeet on koottu Työskentelen HAMKissa ja Teen esihenkilötyötä -intrasivustoille. Hankepalveluiden ohjeet on koottu Tutkin ja kehitän -intrasivustolle. Intra on lähtökohtaisesti rakennettu saavutettavaksi. Tiedon pääsääntöinen esittämistapa on teksti.  

Tavoitteet vuosille 2024-2025 

Ohjeita tullaan tekemään uusien järjestelmien päivitysten jälkeen perustuen käyttäjäpalautteisiin. Pyrkimyksenä on tuottaa myös toimintokohtaisia ohjeita videomuotoisena, mikäli käyttäjät sellaisia toivovat. 

Intran saavutettavuutta parannetaan jatkuvasti. Tavoitteena on nostaa saavutettavuuden tasoa myös niiden toimintojen osalta, joiden käyttö on aiemmin vaatinut hiirtä. 

Vanhimmat sivustolla olevat dokumentit eivät ole saavutettavia, eikä niitä ole tarkoituksenmukaista muuttaa saavutettavaan muotoon. Myöskään upotetut BI-raportit eivät ole saavutettavia. Vuodesta 2022 alkaen uudet ja päivitetyt dokumentit on tehty saavutettavaan muotoon. 

Ajankohtaisista asioista viestitään Henkilökunta- ja Tutkimus ja kehitys -Viva Engage -sivustoilla. Sähköpostin käytössä pyritään mahdollisimman hyvään saavutettavuuteen. Uusien dokumenttien tuottamisessa käytetään saavutettavia Word – ja PowerPoint -pohjia. 

Talous- ja Hankepalvelut toimivat kaksikielisenä (suomi ja englanti). Kieliversiot toteutetaan pääsääntöisesti erillisinä dokumentteina. 

Saavutettavuuden toteutumista seurataan palautteen ja omien havaintojen avulla. 

Saavutettavuuden huomiointi hankinnoissa

Saavutettavuus tulee huomioida hankinnan luonteesta riippuen hankittavien tavaroiden ja palveluiden vähimmäisvaatimuksia määritettäessä. Esimerkiksi uusien tietojärjestelmien kohdalla järjestelmältä vaaditaan jo tarjouspyynnössä tiettyjen saavutettavuuskriteerien täyttymistä. Kone- ja laitehankintojen kohdalla huomioidaan näiden helppokäyttöisyys ja tarvittavien ohjeiden olemassaolo sekä saavutettavuus. 

Kilpailutusdokumenttien laatimisessa huomioidaan niiden saavutettavuus. Kilpailutusjärjestelmä tekee muodostamistaan dokumenteista (esim. tarjouspyyntö, vertailutaulukko) automaattisesti saavutettavia. Tämän lisäksi saavutettavuus huomioidaan muissakin kilpailutusdokumenteissa, kuten tarjouspyynnön liitteissä, hankintapäätöksessä ja sopimuksissa. 

Vastuut

Henkilökunnan tulee tutustua HAMKin saavutettavuusohjeisiin sekä varmistaa, että kaikessa ulkopuolisessa ja sisäisessä viestinnässä saavutettavuus on huomioitu mahdollisimman hyvin. Henkilökunta osallistuu työnantajan järjestämiin sisäisiin koulutuksiin saavutettavuuden vaatimuksista. 

Lainsäädäntö