Sähköinen allekirjoitus
AtomiSign -sähköinen allekirjoituspalvelu on HAMKin opiskelijoiden käytettävissä esimerkiksi harjoitteluun ja opinnäytetyöhön liittyvien sähköisten sopimusten allekirjoittamiseen.
Miten palvelu toimii
AtomiSign -palveluun kirjaudutaan Microsoft-tunnuksilla osoitteessa https://atomisign.fi/login
Palvelu on HAMKin, HAMIn ja Hamk Akatemian henkilökunnan sekä HAMKin opiskelijoiden käytössä.
AtomiSignissa voi tehdä itse allekirjoituspyyntöjä sekä allekirjoittaa toisen lähettämiä asiakirjoja.
Allekirjoitettavat asiakirjat ovat pdf-muodossa.
AtomiSign ei ole arkisto, siirrä allekirjoitetut asiakirjat toisaalle ohjeiden mukaisesti.
- Kevyt tunnistautuminen: sähköpostiviestillä
- SMS-tunnistautuminen: sähköpostiviesti + salasana tekstiviestillä
- Suositellaan käyttämään tätä tunnistautumismuotoa
- Vahva tunnistautuminen: sähköpostiviesti + tunnistautuminen pankkitunnuksilla (käyttö vain erityistapauksissa)
- Kun aloitat allekirjoituspyynnön tekemisen, varmista että sinulla on kaikki tarvittavat dokumentit sekä vastaanottajien sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot valmiina. AtomiSignissa on 30 minuutin aikarajoite, jonka kuluessa allekirjoituspyyntö on tehtävä. Ohjelma ei tee välitallennuksia.
- Jos allekirjoittajia on useita, allekirjoitusaikaa kannattaa antaa runsaasti. Seuraa allekirjoitusprosessin edistymistä ja muistuta allekirjoittajia hyvissä ajoin ennen allekirjoitusajan päättymistä. Kun Allekirjoitettava viimeistään -päivämäärä on ohi, dokumenttia ei voi enää allekirjoittaa, vaan on tehtävä uusi allekirjoituspyyntö.
- Kun allekirjoituspyyntö on lähetetty eteenpäin, mitään annettuja tietoja ei voi enää muuttaa, lisätä tai poistaa (esimerkiksi uusia allekirjoittajia ei voi lisätä).
- Jos allekirjoituspyynnössä on virheellisiä tietoja (esimerkiksi puhelinnumero tai sähköpostiosoite), on tehtävä uusi allekirjoituspyyntö.
- Jos yhteystietoja tallennetaan Kontaktit-yhteystietoluetteloon ja jaetaan ne muille, yhteystiedot ovat kaikkien HAMKin AtomiSignia käyttävien (henkilökunta ja opiskelijat) käytettävissä.
- Allekirjoituspyynnön ja siihen liittyvien dokumenttien säilytysaika on 365 päivää, jonka jälkeen ohjelma tuhoa ne automaattisesti. Tuhottuja allekirjoituspyyntöjä ja dokumentteja ei voi palauttaa.
- Kun allekirjoittajana on HAMKin ulkopuolinen toimija, informoi häntä henkilötietojen käsittelystä. Voit käyttää sähköpostiviestissä esimerkiksi seuraavaa fraasia: ”HAMKin sidosryhmien henkilötietoja koskeva tietosuojailmoitus löytyy osoitteesta https://www.hamk.fi/tietosuoja/tietosuojailmoitus-sidosryhmayhteistyo/ ”
- Varmista, että sähköinen allekirjoitus sopii kaikille osapuolille.
- Allekirjoituspyynnön lähettäjänä vastaat allekirjoitettujen tiedostojen tallentamisesta ohjeiden mukaisesti (esim. Wihi).
- Muista poistaa allekirjoitetut tiedostot AtomiSign-palvelusta, kun valmiit dokumentit on jaettu allekirjoittajille.
Katso video linkin takaa
tai lue PDF-ohje
AtomiValidator
AtomiValidatorilla voi tarkistaa dokumentin sähköisen allekirjoituksen aitouden. Valitse tiedostosi validaattoriin ja paina “Tarkista tiedosto”. Odota, kunnes prosessi on valmis ja validaattori antaa sinulle sen tuloksen. Voit vaihtaa kieltä painamalla oikeassa yläkulmassa olevaa painiketta.