Hyppää sisältöön
Etusivu Tietosuoja Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely, HAMK

Tie­to­suo­jail­moi­tus: Opis­ke­li­jan hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­ly, HAMK

Tietosuojailmoitus: Opiskelijan henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn tar­koi­tus

Opiskelijarekisterissä ylläpidetään opiskelijoiden opiskelija-, opiskeluoikeus-, ohjaus- ja opintosuoritustietoja. Korkeakoulu käsittelee em. henkilötietoja varmistaakseen laadukkaat opiskelun, ohjauksen ja opetuksen prosessit. Ajan tasalla olevilla tiedoilla varmistetaan opiskelijoiden oikeusturva ja korkeakoulun viranomaistiedonkeruun toteutuminen.

Korkeakoulu käsittelee opiskelijan henkilötietoja, että pystyy toteuttamaan ammattikorkeakoululle määriteltyjä tehtäviä. Korkeakoulun on käsiteltävä opiskelijan henkilötietoja, että opiskelija voi opiskella, saada ohjausta, suorittaa opintoja ja/tai tutkinnon sekä saada opinnoistaan suoritustodistuksen ja tutkintotodistuksen.

Opiskelijoiden oppimistapahtumissa syntyvää dataa mitataan, analysoidaan ja raportoidaan. Datan avulla kehitetään opiskelijoiden ohjausta sekä opetusta ja tuetaan oppimista.

Kä­sit­te­lyn oi­keus­pe­rus­te

Rekisterin henkilötietojen käsittelyperusteena on yleinen etu ja laki. Pääasiallisina säädöksinä ovat Ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014.

Re­kis­te­rin hen­ki­lö­tie­to­si­säl­tö ja säi­ly­ty­sa­jat

Tie­to­ryh­män nimiSäi­ly­ty­sai­ka
Opis­ke­li­ja­tie­dotsäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
– etu­ni­mi, su­ku­ni­misäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
– hen­ki­lö­tun­nussäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
– op­pi­jan kan­sal­li­nen tun­nis­te (OID)säi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
– pas­sin nu­me­ro (vaihto-​opiskelijat)säi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
Yh­teys­tie­dotsäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
Tie­to­jen luo­vu­tus­lu­vatsäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
Opis­ke­luoi­keus­tie­dotsäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
Ilmoittautumis-​ ja läs­nä­olo­tie­dotsäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
Hen­ki­lö­koh­tai­nen opis­ke­lusuun­ni­tel­masäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
To­teu­tuk­sel­le il­moit­tau­tu­mi­nensäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
Opin­to­suo­ri­tus­tie­dot ar­vioin­tei­neensäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
Opin­näy­te­työsäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
Valmistumis-​/tut­kin­to­tie­tosäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
Ar­vioin­nin pe­rus­tee­na oleva ma­te­ri­aa­li1 vuot­ta to­teu­tuk­sen päät­ty­mi­ses­tä
Exam-​tenttien ka­me­ra­val­von­nan tal­len­teet (ks. ka­me­ra­val­von­nan tie­to­suo­jail­moi­tus)
Kan­sain­vä­li­nen liik­ku­vuussäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
Lä­hio­mai­sen yh­teys­tie­dot (kos­kee alai­käi­siä)1 vuosi
Opis­ke­li­ja­vaih­don do­ku­men­tit6 vuot­ta
Tutkinto-​opiskelijoiden lu­ku­vuo­si­mak­su­tie­dot10 vuot­ta
Tutkinto-​opiskelijan apu­ra­ha­tie­dot10 vuot­ta
Har­joit­te­lu­pai­kat1 vuosi
Opin­näy­te­työ­pai­kat5 vuot­ta
Opis­ke­lun eri­tyis­jär­jes­te­lyi­hin liit­ty­vät ter­veys­tie­dot2 kk (oi­kai­su­pyyn­nön kä­sit­te­ly­ai­ka)
Opinto-​oikeuden jat­ka­mis­ha­ke­muk­seen liit­ty­vät ter­veys­tie­dot2 kk (oi­kai­su­pyyn­nön kä­sit­te­ly­ai­ka)
Opin­to­tu­keen liit­ty­vät tie­dot6 vuot­ta vii­mei­ses­tä kir­joil­la olos­ta
Opin­top­sy­ko­lo­gin lausun­not ja luki-​testitsäi­ly­te­tään py­sy­väs­ti
Opis­ke­li­jaa kos­ke­vat ku­rin­pi­to­tie­dot5 vuot­ta
Opis­ke­li­joi­den te­ke­mät pal­ve­lu­pyyn­nöt5 vuot­ta
Opis­ke­lu­ta­pah­tu­mis­ta syn­ty­vä data3 vuot­ta
Opis­ke­li­jan hen­ki­lö­koh­tai­set tie­dot Mic­ro­sof­tin 365 pal­ve­lus­sa (säh­kö­pos­ti, OneDri­ve), hen­ki­lö­koh­tai­nen P-​asema ja Googlen pal­ve­lui­hin tal­len­ta­mat tie­dot3 kk opis­ke­lun päät­ty­mi­ses­tä
Men­to­roin­nis­sa ja ys­tä­vä­toi­min­nas­sa sekä muis­sa vas­taa­vis­sa opis­ke­li­jan li­sä­pal­ve­luis­sa ta­pah­tu­va hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­ly. Kä­si­tel­tä­vät tie­dot liit­ty­vät uraan, ver­kos­toi­tu­mi­seen ja vapaa-​aikaan.6 vuot­ta

Re­kis­te­röi­dyt

Rekisterissä ovat HAMKin opiskelijat.

Re­kis­te­rin tie­to­läh­teet

Opintopolku-hakijarekisteristä siirretään tiedot opiskelijaksi hyväksytyistä, jotka ovat vastaanottaneet opiskelupaikan. Väestötietojärjestelmästä saadaan osoitetietojen päivitys.

Siirretään opiskelijaksi valittujen tiedot hakulomakkeelta, jos hakeminen on tapahtunut muualla kuin Opintopolussa.

Oppijanumerot saadaan oppijanumerorekisteristä.

Saapuvien vaihto-opiskelijoiden tiedot ja liikkuvuusjaksotiedot saadaan liikkuvuusjärjestelmästä, johon opiskelija on antanut tiedot.

Hen­ki­lö­tie­to­jen vas­taa­not­ta­jat

Tiedot siirretään valtakunnalliseen VIRTA-opintotietopalveluun, jonne ne päivittyvät jatkuvasti eri viranomaisten tietotarpeita varten (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC).

Tietoja luovutetaan VIRTA-opintotietopalvelusta

Mikäli opiskelija ottaa käyttöön PIVOn mobiiliopiskelijakortin tai Kelan ateriatukikortin, PIVO tarkistaa Virrasta opiskelijan läsnäolotiedot.

Opiskelijarekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.

HAMKissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti. Tärkeimpinä henkilötietoja käsittelevinä palveluntarjoajina toimivat Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC, Microsoft Oy ja Eduix Oy ja Studyo Oy/Netum Group Oyj.

Re­kis­te­rin suo­jauk­sen pe­ri­aat­teet

Ma­nu­aa­li­nen ai­neis­to

Alkuperäisistä todistuksista otetaan kopiot HAMKin arkistoon, jossa ne säilytetään pysyvästi. Muut tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Aineistoja säilytetään lukitussa tilassa.

ATK:lla kä­si­tet­tä­vät tie­dot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Au­to­maat­ti­nen pää­tök­sen­te­ko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tie­to­jen siir­to EU:n tai ETA:n ul­ko­puo­lel­le

Mikäli henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle on tarpeen sellaisiin maihin, joita EU ei ole todennut turvalliseksi, noudatetaan Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (EU:n mallisopimuslausekkeet) ja niiden käyttöön liittyviä määräyksiä ja ohjeita. Mallisopimuslausekkeet ovat saatavilla tietosuojavastaavalta.

Re­kis­te­röi­dyn oi­keu­det

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: hamk@hamk.fi

Re­kis­te­rin yh­teys­hen­ki­lö

Tie­to­suo­ja­vas­taa­va

tietosuojavastaava@hamk.fi

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava
PL 230
13101 Hämeenlinna